Kommunikationsknigge: Kontakt halten zu Freiwilligen

Kontakt halten mit Freiwilligen

Keine Frage: Die Corona-Pandemie hat uns alle vor neue Herausforderungen gestellt und es gab zahlreiche Probleme, die in kürzester Zeit gelöst werden mussten. In vielen gesellschaftlichen Bereichen kehrt eine „neue Normalität“ ein und es ist noch nicht klar, wie lange uns Corona noch begleiten wird. Wichtig ist jetzt, mit den Freiwilligen in Kontakt zu bleiben! Was können wir aus den letzten Monaten lernen? Wie können Sie als Organisation Kontakt halten? Wie gelingt gute Kommunikation und welche Ideen zur Beziehungspflege gibt es?

Was wir sagen – und was andere hören

Kontakt erhalten

Wir wissen: Kommunikation ist manchmal gar nicht so leicht. Bei dem, was wir sagen (oder auch nicht sagen) schwingen immer mehrere Ebenen mit. Besonders wichtig im Bereich Ehrenamt ist da die Beziehungsebene. Wenn ein Freiwilliger sagt „Ich will helfen“ heißt das zum Beispiel auch: Ich möchte das Gefühl haben, gebraucht zu werden. Ich will Kontakt zu anderen Menschen, Anerkennung und Wertschätzung erfahren und spüren, dass etwas zurückkommt. Das sind die Erwartungen, die Freiwillige an ihr Engagement haben.

Wenn Einrichtungen darauf mit Schweigen reagieren, kann das fatale Folgen haben. Denn keine Kommunikation bietet Interpretationsräume. Je länger ein Schweigen dauert, während Kontakt erwartet wird, desto größer wird die Frustration und Enttäuschung.

Werden Sie aktiv!

Deshalb unser Appell an Sie: Stellen Sie sich der Situation aktiv! Seien sie transparent, sprechen Sie Unklarheiten an, fragen sie ergebnisoffen nach Alternativen für Freiwillige und finden Sie neue Formen des Kontaktes (bspw. per Videokonferenz). Schweigen Sie nicht! Gehen Sie offen damit um, wenn Sie nicht wissen, wie die nächsten Wochen aussehen werden. Freiwillige werden diese Offenheit zu schätzen wissen. Sie wissen, wie es weiter gehen soll? Umso besser! Geben Sie diese Informationen klar verständlich an die Freiwilligen weiter. Vergessen Sie nicht, dass auch die Ehrenamtlichen Unsicherheiten und Ängste haben. Versenden Sie z.B. Ihr Hygienekonzept und klären Sie auf, wie Zusammenarbeit in Ihrer Einrichtung unter den Bedingungen gelingen kann.

Praktisch umgesetzt: Unsere Tipps

  • Versenden Sie regelmäßig E-Mails: Zur aktuellen Situation der Einrichtung, aber auch zu anderen Themen, wie z.B. Kochrezepte, Kulturtipps oder Informationen zu Online-Weiterbildungsmöglichkeiten.
  • Nachfragen: Wie geht es den Freiwilligen? Welche Auswirkungen hat die Situation auf sie? Wenn Sie nachfragen: Nehmen Sie sich wirklich Zeit und hören Sie aufmerksam zu.
  • Fragen Sie die Freiwilligen ergebnisoffen, was sie einbringen können und wollen. Wollen die Ehrenamtlichen alternative Einsatzmöglichkeiten haben? Haben sie Ideen, Wünsche, Anregungen?
  • Werden Sie kreativ: Veranstalten Sie z.B. ein Fotowettbewerb „Corona und ich“, „Ehrenamt bedeutet für mich …“.
  • Bieten Sie Möglichkeiten für den Austausch der Freiwilligen untereinander.
  • „Random acts of kindness“: Überraschen Sie Ihre Freiwilligen mit kleinen, unerwarteten Gefälligkeiten: Eine persönliche Karte schicken mit Botschaften wie „Wir vermissen Sie“, „Wissen Sie noch…“. Oder Gutscheine, Schokolade, ein kurzes Video mit Grußbotschaft, ein gemeinsames Foto – es gibt viele Möglichkeiten, in Beziehung zu treten.

Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Haben Sie keine Scheu, unterschiedliche Kommunikationsmaßnahmen auszuprobieren. Am wichtigsten ist es, das Gefühl zu vermitteln, dass Sie an die Freiwilligen denken und das Sie sie schätzen.