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„Schön, dass Sie sich melden!“ – In gutem Kontakt zu Freiwilligen von Anfang an

In gutem Kontakt zu Freiwilligen

Corona hat es uns noch einmal deutlich gemacht: Miteinander in Kontakt zu bleiben, die Kommunikation nicht abreißen zu lassen – das ist auch im Freiwilligenmanagement eine große Herausforderung. Meistens richten wir den Blick auf die Frage „Wie können wir mit Freiwilligen kommunizieren, die bei uns sind?“. Der allererste Kontakt – also der Moment, an dem der oder die Freiwillige zum Telefonhörer oder Handy greift oder eine E-Mail schreibt – ist aber mindestens genauso wichtig.

Für Freiwillige, die sich in Ihrer Einrichtung, Ihrem Verein oder Projekt engagieren möchten, ist der gute und schnelle Draht zu Ihnen sehr wichtig. In der Beratung bei TATENDRANG erhalten diese von uns Informationen zu passenden Engagementangeboten. Von zuhause aus nehmen die Freiwilligen dann selbst Kontakt zu Ihnen auf. Sie sind hoch motiviert, möglichst rasch in ein Engagement zu starten – dementsprechend zeitnah wünschen sie sich einen Kontakt zu Ihnen.

Damit dies gelingt, haben wir folgende Tipps:

  • In Ihrer E-Mail-Signatur und/oder auf der Website Ihre Sprechzeiten nennen.
  • Ein Kontaktformular auf Ihrer Website bereitstellen, das die interessierten Freiwilligen mit ihren Angaben ausfüllen können.
  • Über gewünschte Kommunikationswege informieren – z.B. Telefon, E-Mail.
  • Bei Abwesenheit einen Autoresponder einrichten oder einen Anrufbeantworter installieren.
  • Bei einer E-Mail-Anfrage oder einer Nachricht auf dem AB sich spätestens nach 2 Tagen melden – zumindest mit einer Zwischen-Info „Werde mich am xx wieder bei Ihnen melden“.
  • Und dann auch zuverlässig Kontakt aufnehmen.
  • Eine Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall benennen.

Auf zeitliche Möglichkeiten Ihrer Zielgruppen achten

Die meisten Freiwilligen sind berufstätig oder Schüler:innen bzw. Studierende. Viele haben vormittags keine Zeit, Kontakt aufzunehmen. Sie melden sich in der Regel gerne am Nachmittag.
Wenn Sie Freiwillige suchen, die zu diesen Gruppen gehören, dann empfiehlt sich, Sprechzeiten auch am Nachmittag einzurichten.

Zeitnaher und regelmäßiger Kontakt

Zeitnahe Absprachen und Termine sind für Freiwillige wichtig. Einmal die Entscheidung für ein Engagement gefällt, wollen sie in der Regel schnellstmöglich aktiv werden. Wir weisen immer darauf hin, dass ein Vorlauf notwendig ist, aber es ist gut, den Engagement-Schwung möglichst mitzunehmen. Wir empfehlen, von der Kontaktaufnahme bis zum persönlichen Kennenlernen nicht mehr als 2 bis max. 3 Woche verstreichen zu lassen. Sollten Freiwillige nicht gleich zum Einsatz kommen können – halten Sie den Kontakt. Melden Sie sich regelmäßig mit aktuellen Infos aus Ihrer Einrichtung.

Schön, von Ihnen zu hören!
TATENDRANG braucht auch den Kontakt zu Ihnen

Für jeden Menschen, der sich engagieren möchte, ein passendes Angebot zu haben – das ist unser Ziel. Der regelmäßige Kontakt und der Austausch mit Ihnen ist für unsere erfolgreiche Vermittlungsarbeit von größter Bedeutung. Sind Ihre Angebote noch aktuell? Sind Freiwillige angekommen? Ist eine Aufgabe vermittelt? Haben sich die Ansprechpartner geändert? Gibt es neue interessante Aufgaben? Können Unternehmensteams aktiv werden? Oder gibt es ein Tagesprojekt, das von unseren Whats-to-do?-Freiwilligen erledigt werden könnte? Können sich bei Ihnen auch Freiwillige im Tandem engagieren? Oder Menschen, die nicht so gut Deutsch sprechen?

Mit Antworten auf diese Fragen helfen Sie uns bei unserer Vermittlungsarbeit sehr weiter. Per Telefon oder Mail versuchen wir mit Ihnen in Kontakt zu treten. Natürlich melden sich auch viele Einrichtungen proaktiv bei uns. Das freut uns immer sehr! Aber von zu vielen unserer Kooperationspartner hören wir selten bis nie etwas. Um zum Austausch anzuregen, bieten wir neben unserem Newsletter deshalb auch regelmäßig spannende Seminare und Workshops an. Neue Ansprechpersonen werden zu einem „Onboarding-Workshop“ eingeladen.

Eine kurze Info, die uns viel bringt

Wir bitten Sie, sich kurz telefonisch oder per E-Mail bei uns zu melden, wenn:

  • es eine neue Ansprechperson für Freiwillige gibt.
  • sich Ihre Kontaktdaten oder Sprechzeiten geändert haben.
  • von TATENDRANG vermittelte Freiwillige bei Ihnen starten
  • für eine Aufgabe keine Freiwilligen mehr gesucht werden.
  • es eine neue interessante Aufgabe für Freiwillige gibt.
  • von uns vermittelte Freiwillige nicht passen.
  • Sie längere Zeit im Urlaub bzw. nicht erreichbar sind.
  • Sie Fragen rund um das Thema Freiwilligenmanagement haben.

Ihren Datensatz in unserer Datenbank können wir Ihnen gerne zum Anschauen und Bearbeiten zumailen. Sagen Sie uns gerne Bescheid.

Wir freuen uns über einen guten Draht zu Ihnen!